Configurar um calendário profissional no Calendly não é dificil e é uma ótima opção para quem deseja ter em seu site uma opção de agendamento online. A plataforma é simples, rápida e ajuda a organizar os agendamentos sem dor de cabeça, tanto para o profissional quanto para quem agenda.
A seguir está um passo a passo direto, organizado e pronto para usar.
O que é o Calendly e por que usar
O Calendly é uma ferramenta online que automatiza agendamentos, evitando trocas infinitas de mensagens para encontrar um horário. Ele permite criar tipos de eventos, definir disponibilidade, integrar com serviços de videoconferência como o Google Meet por exemplo e enviar lembretes automáticos.
Para empresas e profissionais, isso significa menos tempo perdido e mais conversões com um processo de agendamento fluido.
Vamos ao passo a passo de como configurar o Calendly.
Passo 1 Criar sua conta no Calendly
Acesse o site
Entre em calendly.com e clique em Sign Up.
Escolha a forma de login
Você pode criar sua conta usando e-mail, Google ou outro serviço disponível.
Complete as informações iniciais
O sistema vai pedir seu nome, fuso horário e preferências básicas. Não deixe de preencher tudo pois isso afetará na sua agenda posteriormente.
Passo 2 Configurar a disponibilidade
Acesse Availability
No menu lateral, clique em Availability.
Defina seus horários
Adicione apenas os dias e horários reais em que você pode atender. Por exemplo, se o calendário será usado exclusivamente para consultas online, selecione somente os períodos realmente disponíveis para esse tipo de atendimento. Verifique com atenção para não gerar conflitos com outros compromissos e confirme se esses horários podem, de fato, ficar liberados na sua agenda.
Personalize intervalos
Inclua intervalos específicos, horários de almoço e dias que não deseja atender.
Passo 3 Criar seu primeiro evento
Clique “+ create”
Vão aparecer os tipos de eventos que podem ser criados, chamados Event Types. É nessa seção que você define os modelos de atendimento, escolhendo como o agendamento vai funcionar.
Selecione o tipo de evento que deseja criar
Os tipos de eventos disponíveis no Calendly são principalmente quatro, cada um criado para uma necessidade específica de atendimento.
One-on-one
Ideal para atendimentos individuais. Um anfitrião recebe um convidado por vez, funcionando bem para consultas, reuniões rápidas ou atendimentos personalizados.
Provavelmente será essa a opção que irá precisar escolher, mas vale entender como funcionam as demais.
Group
Permite que várias pessoas agendem o mesmo horário com um único anfitrião. É útil para webinars, aulas online, treinamentos e encontros coletivos em que todos participam juntos.
Round Robin
Distribui automaticamente os agendamentos entre vários membros de uma equipe. O sistema escolhe o anfitrião disponível conforme a regra definida, criando um fluxo equilibrado entre os profissionais. Excelente para equipes que compartilham atendimentos.
Collective
Reúne vários anfitriões em uma mesma reunião. O evento só pode ser agendado quando todos os participantes obrigatórios estão disponíveis. Funciona bem para entrevistas em painel, reuniões comerciais com várias áreas ou atendimentos que exigem mais de um responsável ao mesmo tempo.
Ajuste as informações
Preencha o nome do evento, a duração, o local (videoconferência, presencial ou telefone) e a descrição. Quanto mais claro e completo estiver esse conteúdo, mais fácil será para o usuário entender o que está agendando e menor a chance de surgir qualquer confusão na comunicação.
Personalize regras do evento
Defina tempo mínimo ou máximo para agendar, limite de encontros por dia e tempo de descanso entre atendimentos.
Seu calendário está pronto para ser utilizado!
Como usar o calendário criado no Calendly?
O calendário do Calendly pode ser usado de diferentes formas para facilitar o agendamento de consultas e organizar sua rotina profissional. A ferramenta permite que o próprio paciente escolha o melhor horário dentro da sua disponibilidade, evitando trocas de mensagens, atrasos e desencontros.
Compartilhe o link do Calendly
Uma das maneiras mais simples de utilizar o Calendly é compartilhando diretamente o link gerado pela plataforma. Basta enviar esse link para o paciente por WhatsApp, e-mail ou qualquer outro canal de contato. Ao acessar o link, ele visualiza sua agenda, escolhe entre os horários disponíveis e confirma o agendamento sozinho. É prático e mantém todo o processo padronizado.
Para trabalhar exclusivamente com o link, uma boa prática é incorporá-lo ao seu fluxo de atendimento. Por exemplo, quando o paciente entrar em contato pelo WhatsApp pedindo informação sobre horários ou disponibilidade, você pode responder com uma mensagem orientativa acompanhada do link. Algo como:
“Para facilitar seu agendamento, deixo aqui o link da minha agenda. Você pode escolher o melhor dia e horário disponível e confirmar a consulta de forma rápida e fácil.”
Esse modelo ajuda o paciente a entender imediatamente como o processo funciona, reduz dúvidas e diminui a necessidade de trocas de mensagens. Além de agilizar o atendimento, ainda garante que cada consulta seja marcada dentro dos horários que você realmente liberou no Calendly.
Incorpore no seu site profissional
Outra opção é incorporar o Calendly no seu site profissional. A plataforma disponibiliza um widget que pode ser inserido em qualquer página, permitindo que o agendamento aconteça ali mesmo, sem redirecionamentos. Essa alternativa é ideal para quem já possui um site estruturado e deseja centralizar toda a jornada do paciente em um único ambiente.
A seguir, um passo a passo simples para gerar o widget:
1. Acesse seu Calendly
Entre na sua conta e vá até o tipo de evento que deseja disponibilizar no site.
2. Clique em Share
Dentro do evento, selecione a opção Share, onde ficam as ferramentas de compartilhamento.
3. Escolha Add to Website
O Calendly vai mostrar algumas opções de incorporação.
4. Selecione o formato do widget
Você pode escolher entre:
• Inline embed, que deixa o calendário estático dentro da página.
• Pop-up widget, que aparece fixado no canto da tela.
• Pop-up text, que abre o calendário quando o usuário clica em um link.
5. Personalize o widget
Ajuste cores, textos e comportamento do pop-up se desejar. Isso ajuda a manter a identidade visual do seu site.
6. Copie o código gerado
O Calendly vai fornecer um código HTML pronto.
7. Cole no seu site
Insira o código na página desejada, normalmente em um bloco HTML ou na área de scripts do construtor que você utiliza.
Feito isso, o widget estará visível no seu site e funcionando automaticamente com a sua agenda configurada no Calendly.
Ambas as formas, envio do link direto ou widget no site, são simples, eficientes e ajudam a criar uma experiência organizada e profissional para quem agenda. Você pode conhecer mais sobre a ferramenta em www.calendly.com.br ou entrando em contato com um de nossos especialistas em marketing digital.
